Doce idiomas y permisos por perfil: la plataforma de Onzane para comunidades

La gestión diaria de un edificio suele repartirse entre correos, llamadas, hojas de cálculo y grupos de mensajería, con el resultado de que nadie sabe con certeza en qué punto está una avería ni dónde se guardó un documento. Sobre ese diagnóstico se apoya una plataforma desarrollada por una compañía con sede en Tomares (Sevilla) que pretende reunir en un mismo entorno la comunicación, las incidencias, las reservas, los pagos y los accesos de una comunidad de propietarios.

Onzane plantea su producto como un espacio común para residentes, juntas de gobierno, administradores de fincas, empleados y proveedores, cada uno con herramientas y permisos ajustados a su papel. Los vecinos usan una aplicación para recibir comunicados, consultar documentación, participar en encuestas y votaciones, reservar instalaciones, avisar de incidencias y gestionar determinados pagos. La app está preparada para funcionar en doce idiomas, algo pensado, según la empresa, para comunidades con vecinos de distintas nacionalidades. Los administradores trabajan desde un panel web con el que pueden supervisar varias comunidades a la vez.

• Qué es: plataforma de gestión para comunidades de propietarios, con app para residentes y panel web para administradores.
• Quién la desarrolla: Onzane SL, con sede en Tomares (Sevilla).
• Perfiles: residentes, juntas, administradores de fincas, empleados y proveedores, con permisos diferenciados.
• Proveedores: el alta para colaborar con las comunidades que usan la plataforma es gratuita, según la compañía.
• Cifras declaradas: más de 700 comunidades conectadas, más de 70.000 inmuebles, más de 75.000 residentes y más de 750 instalaciones gestionadas.

El planteamiento de la empresa es que cada aviso no se quede en un mensaje. Una avería comunicada por un vecino puede asignarse a un responsable, transformarse en orden de trabajo y recoger fotografías y evidencias de cómo se resolvió, quedando vinculada al proveedor, al contrato y a la instalación afectada. Ese historial queda accesible para los usuarios autorizados. En la misma línea, los equipos del edificio —desde un ascensor hasta una bomba de presión— pueden asociarse a su documentación, mantenimientos, intervenciones y costes, de modo que la comunidad conserve el rastro para planificar revisiones.

Hay además dos entornos de trabajo específicos. Los empleados emplean la app Onzane Staff para organizar tareas, registrar rondas, gestionar paquetería y controlar la custodia de llaves. Los proveedores disponen de un panel propio en el que reciben solicitudes de oferta, gestionan trabajos, aportan documentación y tramitan la facturación asociada; su incorporación para colaborar con las comunidades usuarias no tiene coste, según indica la compañía.

El apartado de accesos permite administrar personas, vehículos, espacios y horarios. A través de integraciones con dispositivos compatibles, como cerraduras o lectores de matrículas, esos permisos digitales pueden trasladarse a la puerta física: una empresa de mantenimiento, por ejemplo, puede recibir una autorización temporal limitada a la zona donde tiene que trabajar.

La empresa señala que una comunidad puede contratar la plataforma directamente sin cambiar de administrador de fincas, y que los datos y procesos quedan asociados a la propia comunidad, lo que ayuda a mantener la continuidad cuando se renueva la junta o se cambia de empresa de servicios. La puesta en marcha se hace por fases: análisis de necesidades, revisión e importación de datos, configuración de módulos y formación de administradores y empleados, antes de invitar a los residentes. Se puede empezar solo con comunicación e incidencias e ir añadiendo funciones después.